Kennst du das Gefühl, nicht genug Zeit für all die Dinge zu haben, die du erledigen solltest?
Für viele Menschen ist Zeitmanagement nicht nur im Studium, sondern auch im Berufseinstieg eine große Herausforderung. Oft gibt es mehrere Themen, die scheinbar gleich wichtig sind. Wenn zusätzlich viele E-Mails oder Aufgaben von Vorgesetzten dazu kommen, kann eine To-Do Liste unbewältigbar wirken.
In diesem Artikel teilt Dominik Dresel fünf konkrete Tipps, wie du deine Zeit produktiver nutzen kannst.
Dominik hat Bildungs- und Wirtschaftswissenschaften in Deutschland (ESB Reutlingen), Irland (Dublin City University) und den USA (Harvard University) studiert. Nach seiner Arbeit als Fellow von Teach First Deutschland gründete er das EdTech-Unternehmen eduki. Er ist außerdem Mentor bei Speed Up, Buddy!
Dominiks Tipps für besseres Zeitmanagement können dir dabei helfen, einen kühlen Kopf zu bewahren während du deine Aufgaben mit einem guten Gefühl erledigst.
1) Halte dir täglich Zeitblöcke für “Deep Work” frei
Schließe deine E-Mail Programme, stelle alle Benachrichtigungen aus und lege dein Handy weg. Kommuniziere proaktiv mit Mitarbeiter*innen und Vorgesetzten, dass du in dieser Zeit nicht gestört werden willst.
Warum das wichtig ist? Wir sind umgeben von Ablenkungen. Dabei ist deine ungeteilte Aufmerksamkeit eine der wichtigsten Werkzeuge die du hast. Ständige Erreichbarkeit und Multitasking halten dich davon ab, wirklich konzentriert zu arbeiten.
Der Begriff Deep Work wurde übrigens von Cal Newport geprägt. Er nennt ablenkungsfreies Arbeiten eine der wertvollsten Fähigkeiten unserer Zeit und definiert Deep Work als “professional activities performed in a state of distraction-free concentration that push your cognitive capabilities to their limit.”
War Dominik schon immer gut darin, konzentriert und ungestört zu arbeiten?
“Als Berufseinsteiger habe ich lange gebraucht und mich nicht getraut, ungestörte Zeit für mich einzufordern. Aber im Kern bist du selbst verantwortlich dafür, dir deine Arbeitsumgebung zu schaffen. Auf einer Makroebene, in dem du dir einen Arbeitgeber wählst der zu dir passt; auf der Mikroebene zum Beispiel durch das Aufräumen deines Schreibtischs”
2) Arbeite in Zeitblöcken
Checke deine E-Mails nur einige Mal am Tag und gehe bewusst mit Benachrichtigungen um. Schließe zum Beispiel deine Messenger Dienste (wie Slack oder Whatsapp), während du an einer Aufgabe arbeitest. Multitasking funktioniert nicht und hält dich beim Erreichen deiner Ziele ab.
Hilfreich dabei ist zum Beispiel die Portfoliostrategie für deine täglichen Ziele. Du kannst fünf Kleinigkeiten erledigen, eventuell drei mittelgroße Themen (z.B. ein 45-minütiges Meeting) und eine Sache, die dich 90-120 Minuten kostet.
3) Mache einen Wochenplan
Nimm dir am Freitag (oder Sonntag, oder Montag) Zeit für deine Wochenplanung. Sei strategisch in der Planung und setze dir Ziele, die du auch erreichen kannst.
Wenn du zum Beispiel an 5 Tagen jeweils 8 Stunden arbeitest, und die Hälfte davon mit Meetings besetzt sind, überlege: Was kannst du realistischer Weise in 20 Stunden schaffen? Denke daran auch Pausen und Zeit für die Beantwortung von E-Mails einzuplanen.
Dominik sagt: “Ich kenne viele Leute (gerade Berufsanfänger) die ziemlich planlos in die Woche stolpern und sich dann immer mit der Sache beschäftigen, die am lautesten schreit. Das ist ein wunderbarer Weg, immer Feuerwehrmann/frau zu bleiben und selber auszubrennen.”
4) Maximize things not done – sag nein.
You can do anything but you can’t do everything. Viele Leute können formulieren was sie tun, aber nicht, was sie nicht tun.
Grenzen zu ziehen mag zu Konflikten führen, aber dauerhaft wirst du so viel eher beruflichen Erfolg haben. Man muss sich trauen, solche unbequemen Gespräche auch zu führen.
Dominik rät: “Trenne für dich: was wird tatsächlich erwartet (und falls unrealistische Erwartungen bestehen, dem Vorgesetzten Feedback geben) und was ist eher eine Dopaminspirale im eigenen Kopf? Es kann süchtig machen ständig erreichbar zu sein, die Slack Pings zu hören, und so weiter. Das ist keine schöne Sucht, aber es ist eine Sucht. Wenn das Problem auch an dir liegt, dann kannst du da anfangen.“
5) Inbox Zero.
Grundsätzlich ist die Idee hierbei, dass jede E-Mail 4 Aktionen auslösen kann:
- Beantworten (falls es super schnell geht und du dich in deinem E-Mail-Zeitblock befindest)
- Ignorieren
- Delegieren
- Snoozen (damit die E-Mail zu einem von dir gewählten Zeitpunkt zurückkommt).
Wenn du jedes Mal auf deine Inbox guckst und 20 unbearbeitete Themen siehst, dann macht das was mit dir. Wenn du mehr Informationen dazu möchtest, schau dir zum Beispiel dieses Video an.
All diese Tipps sind natürlich kontextabhängig. Arbeitest du zum Beispiel im Kundenservice, kannst du dein Telefon und deine Mails nicht für längere Zeit deaktivieren. Zusammenfassend gibt Dominik mit:
“Viele Menschen haben Probleme mit Zeitmanagement. Aber wer kann sie lösen, wenn nicht du? Oft fehlt es am Selbstbewusstsein und man hält sich für den einzigen mit solchen Problemen. Aber fang bei dir an; lead from where you are.”
Dominik ist Mentor bei Speed Up, Buddy und unterstützt Studierende, die als Erste in ihrer Familie an der Universität sind auf ihrem Bildungs- und Berufsweg. Auch du kannst dich als Mentee oder Mentor*in anmelden.